Väritulostamisen ei tarvitse olla kustannussyöppö

Tulostaminen kuuluu useimmiten erottamattomana osana liiketoiminnan harjoittamiseen.
Aikaisemmassa kirjoituksessamme pilkoimme tulostuksen kokonaiskustannuksia pienempiin osiin. Kerroimme, että suorien kustannusten osuus tulostuksen kokonaiskustannuksista on noin puolet. Näistä kiinteiden laitteiden osuus on noin 5 %. Loppuosa muodostuu käytön kustannuksista, joihin sisältyvät mm. väritulostamisen ja -kasettien kustannukset.

On todennäköistä, että väritulostus vie aimo osan tulostamisen kokonaisbudjetista. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Kaikki lähtee eri kustannuserien selvittämisestä. Vaikka sinulla olisi käsitys laitteiden ja väriaineiden kustannuksista, tiedätkö missä ja miten väritulostusta yrityksessäsi käytetään? Jopa 90 % yrityksistä ei osaa sanoa, kuinka paljon he oikeastaan kuluttavat tulostamiseen tai kuinka suuret tulostusmäärät heillä oikeastaan on.

Mikä sitten ratkaisuksi? Tulostamisen mittareiden avulla on mahdollista ymmärtää, missä kustannukset todellisuudessa syntyvät. Mitkä laitteet syytävät ulos eniten väritulosteita? Ketkä käyttäjistä tulostavat väreillä? Mitkä osastot? Jne.

Kun ymmärrät organisaatiosi tulostamisen perustarpeet, voit alkaa kehittää väritulostamisen sääntöjä. Väritulostaminen voidaan kieltää tietyistä sovelluksista kuten sähköpostista kokonaan. Työt voidaan automaattisesti ohjata käyttökustannuksiltaan halvempiin tulostinlaitteisiin. Käyttäjille voidaan tehdä erillinen ohjeistus, jossa on määritetty, milloin väritulostaminen on sallittua ja milloin taas ei. Kun tunnet organisaatiosi tarpeet, voit ottaa ohjeistukset käyttöön ilman, että se heikentää tuottavuutta.

Edellä mainituilla toimenpiteillä voidaan vaikuttaa merkittävästi väritulostamisen kustannuksiin, mikä on sekä käyttäjän että yritysten etu.