Uusi tapa tulostuksen kustannusten hallintaan

Tyypillisessä organisaatiossa vuosittainen tulostusbudgetti vastaa määrältään noin 6 % myynnistä. Osuus on samaa luokkaa kuin keskimääräinen IT-budjetti monissa organisaatioissa. Erona on vain se, että kun IT-budjetti on usein tarkoin määritelty, syntyvät tulostamisen kustannukset usein ilman hallintaa ja valuvat läpi sormien.

Yhä useampi yritys tekee toimitussopimuksen tulostinlaitteiden, kopiokoneiden, skannereiden sekä niihin liittyvien laitteiden hallinnasta. Ala on yksi nopeimmin kasvavista ja siihen liittyy laajempi trendi pienentää uusiin teknologiainvestointeihin sidottua pääomaa ja muuttaa ne kuukausittaisiksi kulueriksi.

Tulostuksenhallintapalveluissa kyse on muustakin kuin perinteisestä mallista, jossa koneen rikkoontuessa tilataan korjaaja paikalle. Ylläpidon ja korjauspalvelun lisäksi hallittu tulostuksenhallinta on sidottu yrityksen liiketoimintastrategiaan.

Ennen siirtymistä tehokkaaseen tulostuksenhallintapalveluun, kartoita tulostusymäristösi nykytila sekä siihen liittyvät kustannukset. Jos paperitöitä on vain vähän, ja niiden tulostus hoituu parilla paikallisella tulostinlaitteella, eivät tulostuksenhallintajärjestelmät ole sinua varten. Mutta – mikäli käytät useita samaan verkkoon liitettyjä tulostimia, kopiokoneita, fakseja ja skannereita, omistuksesi hinta ylittää monin verroin itse laitteiden hinnat. Paperin, värikasettien, huoltosopimusten ja henkilöstön käyttämä aika tulevat yllättävän kalliiksi.

Kustannussäästöt ovat suurin yksittäinen päätöksentekoon vaikuttava tekijä, kun arvioidaan siirtymistä hallittuun tulostuspalveluun. Saavutettavissa olevat säästöt vaihtelevat 10 – 30 % tulostustuksenhallinnan kokonaiskustannuksista. Lisäksi ympäristönäkökohdat puoltavat palveluun siirtymistä. Vähentyneen energiankulutuksen ja pienemmän hiilijalanjäljen myötä kestävän kehityksen mukaiset tavoitteet ovat entistä lähempänä.

Kun mietit siirtymistä hallittuun tulostuksenhallintaan, vertaile palveluntarjoajien laatua, prosessien tehokkuutta, järjestelmiä sekä menetelmiä. Mitä tuotteita ja palveluita he tarjoavat? Miten ne on hinnoiteltu? Mitä yritysreferenssejä he voivat tarjota? Loppujen lopuksi, tarjottavilla palveluilla on oltava positiivinen vaikutus sinun liiketoimintaasi niin taloudellisten kysymysten kuin operattivisten toimintojenkin osalta.

(Viite: Today’s Tip Contributor, 6.1.2011)