Parempaa kokonaiskustannusten hallintaa

Kopio- ja painopalvelut samoin kuin niihin liittyvät laitehankinnat koetaan yleisesti kalliina. Kun pilkotaan kustannuksia osiin, voidaan tarkemmin nähdä, mistä osasista paletti oikeasti muodostuu. Aloitamme suorista kustannuksista.

Suorien kustannusten osuus kokonaiskustannuksista on noin puolet (50 %). Näistä kiinteän laitteiston kustannukset muodostavat vain 5 %. Usein juuri kiinteän laitteiston osuus mielletään paljon todellista korkeammaksi, ja jopa tulostuksen kalleimmaksi kustannuseräksi. 5 % osuus sisältää laitteiston hankintamenon lisäksi siihen liittyvien osien päivityksen kuten esimerkiksi viimeistelyyn liittyvät niittaus-/sidontayksiköt, muistin, kovalevyn, suuret tulostinkaukalot ja tulostinpalvelimet.

Loppuosa suorista kustannuksista muodostuu käytön kustannuksista. Nämä voidaan edelleen jakaa kulutuskustannuksiin, joihin sisältyvät paperi, värikasetit ja rumpuyksiköt sekä mustavalko-väritulostuskustannukset. Väritulostaminen voi merkittävästi lisätä yleiskustannuksia riippuen käytettävästä kustannusmallista. Jos tehdyt sopimukset perustuvat mustavalkotulostukseen, voi väritulostusten aliarvioiminen johtaa kustannusten merkittävään kasvuun.

Epäsuorat kustannukset muodostavat kokonaiskustannusten toisen puolikkaan (50 %), ja ne ovat edelleen jaettavissa kahteen alaryhmään: tukikustannuksiin sekä loppukäyttäjän tuottavuuteen liittyviin kustannuksiin.

Tukikustannuksiin luetaan sopimusten ylläpitokustannukset, vakuutukset, laitetuen kustannukset, käyttämättömien laitteiden kustannukset, help desk –kustannukset, tulostinlaitteiden huolto- ja ylläpitokustannukset, tilahallinto jne.

Loppukäyttäjän tuottavuuteen vaikuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi aika, joka kuluu paperilokeroiden täyttämiseen, varikasettien ja rummun vaihtamiseen, varaosien tilaamiseen, jätteenkäsittelyyn sekä turhaan odotteluun laitteen vierellä. Laitteen käyttämättömyydestä aiheutuva hukka-aika vaikuttaa heikentävästi koko yrityksen tuottavuuteen. Vaihtoehtoisten laitteiden etsintä ja käyttö, pidentyneet odotusajat sekä tulosteista riippuvien liiketoimintojen hidastuminen vaikuttavat kaikki negatiivisesti kokonaistuottavuuteen.

Jakamalla kokonaiskustannukset pienempiin osiin, saavutetaan parempi ymmärrys ja sitä kautta myös kyky vaikuttaa kokonaiskustannusten tasoon. Monet ennakkoluulot väistyvät, kun yksittäiset kustannuserät ovat selvillä. Usein kalleimmaksikin yksittäiseksi eräksi mielletyt kiinteät laitteet muodostavatkin todellisuudessa vain 5 % kokonaiskustannuksista. Tarkempi tarkastelu paljastaa niihin liittyvien suorien käyttökustannusten ja epäsuorien kustannusten erät. Tunnistamalla eri kustannuserät, voidaan paremmin vaikuttaa niiden tasoon sekä rakentaa optimaaliset sopimukset ja palvelukokonaisuudet yrityksen omista tarpeista lähtien.