OIF Scan™ – Skannaus- ja arkistointipalvelu

Useammassa edeltävissä kirjoituksissa on käsitelty asiakirjojen kokonaishallintaan liittyviä ratkaisuja ja haasteita. Kokonaishallinnalla on saavutettavissa ennen kaikkea tuottavuuden kasvua sekä kustannussäästöjä.

Yksi kokonaishallintaan liittyvä palvelu on skannaus- ja arkistointipalvelu, OIF Scan™.
Jo perustasolla se voi parantaa liiketoimintaan liittyvän tiedon tallennusta, hallintaa ja käyttöä. Edistyneemmillä tasoilla se voi luoda todellisia muutoksia liiketoimintaprosesseissa ja koko yrityksen toiminnassa.

OIF Scan™ -palvelua voidaan käyttää joko projektiluonteisesti tai jatkuvana palveluna niin yrityksen omissa kuin Office Innovations Finland Oy.n tiloissa.

Käytännössä kyse on projektiluontoisesta paperiarkiston sähköiseksi muuttamisesta tai jatkuvasta, esim. ostolaskujen skannaamisesta ja käsittelystä. Prosessi on jaettavissa kolmeen vaiheeseen, jotka ovat: Tallennus, Muuntaminen ja Hallinta.

• Ostolaskujen skannauspalvelu muuntaa asiakkaan paperiset laskut sähköiseen muotoon, minkä jälkeen tieto käsitellään ja tallennetaan oikeisiin kenttiin. Tallennuksessa käytetään XML-muotoista Finvoice-formaattia, minkä lisäksi alkuperäisestä asiakirjasta tallennetaan vielä kuva (.tiff tai .pdf). Palvelu mahdollistaa myös sähköisten laskujen vastaanoton.

• Skannaus- ja arkistointipalvelussa paperinen arkisto muunnetaan sähköiseksi arkistoksi. Paperiset asiakirjat skannataan ja käsitellään sopimuksen mukaisesti ja tallennetaan sähköiseen muotoon (.tiff tai .pdf). Sähköiset asiakirjat tallennetaan sähköiseksi arkistoksi, josta ne ovat aina helposti löydettävissä ja saatavilla.

Kustannussäästöjen ja tehokkuuden kasvun lisäksi tulisi huomioida myös ympäristönäkökohdat. Skannaus- ja arkistopalvelut koskettavat aiheena läheisesti myös vastuullisempaa paperin kulutusta. Vaikka paperin määrän kasvu onkin hidastunut, kasvaa sen kulutus yhä. Tässä paperin määrän vähentämisessä on skannaus avainasemassa.

Millaisia ratkaisuja sinun yrityksessäsi on tehty paperin kulutuksen vähentämiseksi?