Managed Print Services Blogi
- Tärkeimmät sovellusuutuudet – Väritulostuskiintiöt
19.9.2011Väritulostuskiintiöt auttavat pitämään tulostuskustannukset kurissa. Jo aikaisemmassa kirjoituksessamme olemme todenneet, ettei väritulostamisen tarvitse olla kustannussyöppö. Kiintiön ansiosta työntekijöitä ei tarvitse tarpeettomasti sulkea käyttoikeuden ulkopuolelle ja samalla holtiton väritulostaminen saadaan kuriin. Käyttäjäkohtaisesti määriteltävät limiitit mahdollistavat eri työntekijöiden tarpeiden huomioimisen. Esimerkkitapaus: Keskisuuri yritys Yritys oli harkinnut koko tulostuslaitteistonsa uusimista. Paikallisen laitemyyjän esittelemät ja huippunopeat monitoimijärjestelmät olivat vakuuttavia, [...]
- Tärkeimmät sovellusuutuudet – Send To –tulostus
29.8.2011Tämä tulostusominaisuus mahdollistaa asiakirjojen lähettämisen yhdelle tai useammalle valitulle vastaanottajalle tulostettavaksi. Tiedotteet ja opetusmateriaali tavoittavat helposti koko organisaation sijainnista riippumatta. Näin se toimii: Lähettäjä valitsee ”Send To” –kuvakkeen työkalupakista. Avautuvasta ponnahdusikkunasta määritellään kenellä on oikeus hakea ja tulostaa asiakirja. Ennen aineiston lähettämistä määritellään myös tulosteiden maksaja sekä työn erääntymispäivä. Kun vastaanottaja tunnistautuu päätteelle, odottaa asiakirja [...]
- Tärkeimmät sovellusuutuudet – Device Monitoring Engine
22.8.2011Device Monitoring Engine (DME) yksinkertaistaa laitekannan hallinnointia ja helpottaa IT-ylläpidon työtaakkaa. Se tarjoaa jatkuvasti ajantasaiset tiedot laitteiden tilasta, jäljellä olevasta paperi- ja väriainemääristä sekä viimeaikaisista laitehäiriöistä. Sen lisäksi DME tallentaa kaikki nämä tiedot raportteihin, joiden avulla IT-ylläpito voi arvioida laitteiden suorituskykyä ja suunnitella mm. tarvikehankintoja tai laitteiden vaihtoa. Ylläpito luo hälytyssäännöstön ja menettelyt häiriö- ja [...]
- Equitrac – Kokonaisvaltainen tulostuksen seuranta-, hallinta- ja maksujärjestelmä
17.8.2011Nykyajan organisaatioissa tulostuksen ja kopioinnin hallinnalle asetetaan aivan erityisiä vaatimuksia. Henkilöstöresurssien ja budjettien rajoittamat IT-osastot ponnistelevat jatkuvasti tuottaakseen osastoille ja käyttäjille keskeytymättömiä tulostus- ja kopiopalveluja, jotka ovat laadukkaita, luotettavia ja helposti sekä tasapuolisesti saatavilla. Tänään aloitamme uuden kirjoitussarjan, joka keskittyy kuvaamaan Equitrack-ohjelmistojärjestelmän sovelluksia. Uusimmat versiot Equitrac Office 4 ja Equitrac Express 4 tarjoavat laajan ja [...]
- 8 syytä tulostimen vaihtoon
12.8.2011Ennen pitkää kaikki toimiston tulostimet saavuttavat elinkaaressaan pisteen, jossa niiden vaihto tulee ajankohtaiseksi. Onko yrityksesi kasvanut ulos nykyisestä toimistotulostimestaan? Alla muutamia vaihtopäätöstä vauhdittavia syitä. 1. Sinulla on vaikeuksia löytää malliin sopivia tarvikkeita. Lempitoimittajaltasi ei enää löydy valikoimistaan sopivia tarvikkeita. On aika päivittää tulostin! 2. Työntekijäsi turhautuvat. Jos näet työntekijöidesi seisovan tulostimen ääressä joko syöttämässä paperia [...]
- Uusi tapa tulostuksen kustannusten hallintaan
8.8.2011Tyypillisessä organisaatiossa vuosittainen tulostusbudgetti vastaa määrältään noin 6 % myynnistä. Osuus on samaa luokkaa kuin keskimääräinen IT-budjetti monissa organisaatioissa. Erona on vain se, että kun IT-budjetti on usein tarkoin määritelty, syntyvät tulostamisen kustannukset usein ilman hallintaa ja valuvat läpi sormien. Yhä useampi yritys tekee toimitussopimuksen tulostinlaitteiden, kopiokoneiden, skannereiden sekä niihin liittyvien laitteiden hallinnasta. Ala on [...]
- Tulostamisen kokonaishallinnasta
16.6.2011Aikaisemmassa kirjoitussarjassamme keskityimme ”vihreään” tulostamiseen. Tällä kertaa muutamme näkökulmaa yleisemmäksi ja kertaamme muutaman sanan tulostamisen kokonaishallinnasta ennen kuin siirrymme uusiin aiheisiin. MPS tulee sanoista Managed Print Service ja sillä tarkoitetaan hallittua ja tehokasta tulostuksenhallintaa. Yksinkertaisin tapa hahmottaa MPS on ajatella sitä yrityksen laitteiston ulkoistamisena ja lisänä monivuotiseen laitteistostrategian kehittämiseen. Avaintekijänä MPS-mallin käyttöönottoon ovat merkittävät ja [...]
- Green Printing, Osa 3/3: Käyttäjän tulostustapojen muuttaminen
9.6.2011Kun etsitään ekologisemman tulostuksen tapoja, on loogisinta aloittaa niistä henkilöistä, jotka tulostinlaitteita käyttävät. Useimmat meistä ovat tietämättömiä dramaattisista, tulostuksen välillisistä kustannuksista. Miten siis saada ihmiset ajattelemaan jo ennen tulostamista? Ensimmäisiä toimenpiteitä ovat tulostusmäärien mittaaminen ja raportointi. Nämä toimivat hyvin, kun halutaan vaikuttaa ja muuttaa käyttäjien tottumuksia. Uudet säännöt voivat aiheuttaa ahdistusta ja huolta, kun totuttuja [...]
- Green Printing, Osa 2/3: Ympäristöystävällinen tulostusohjelma yrityksesi käyttöön
3.6.2011Edellisessä kirjoituksessamme käsittelimme tulostuksenhallintajärjestelmän hyödyntämistä turhan tulostamisen hillitsemisessä. Oletetetaan, että olet valmis ottamaan järjestelmän yrityksessäsi käyttöön. Miten se onnistuu? Miten päästä ajan tasalle kaikista työn alla olevista ympäristöhankkeista? Tulostuksen lisääminen yrityksen vihreälle listalle on yksinkertaista riippumatta siitä onko kohteena osasto vai koko organisaatio. Kyse ei ole ainoastaan paremmasta yrityskansalaisuudesta vaan pikemminkin viisaasta liike-elämän päätöksestä. Yrityksen [...]
- Vihreämpää tulostamista, osa 1/3: Paperikorin tuolla puolen
23.5.2011Tänään aloitamme uudella aiheella. Kolmiosaisessa blogisarjassa aiheena on ympäristöystävällinen, ”vihreä” tulostaminen. Siitä on toki kirjoitettu jo aikaisemmin useammastakin näkökulmasta, mutta tulostuksenhallintaa harjoittavalle yritykselle tämä on aihe, jota ei voida käsitellä liikaa. Kestävyys on aihe, josta Oifissa keskustellaan päivittäin olipa keskustelukumppanina sitten omaa henkilökuntaa, nykyisiä tai potentiaalisia uusia asiakkaita tai yhteistyökumppaneita. Siitä, miten tulostuksenhallinnalla tulisi olla [...]
- Väritulostamisen ei tarvitse olla kustannussyöppö
16.5.2011Tulostaminen kuuluu useimmiten erottamattomana osana liiketoiminnan harjoittamiseen. Aikaisemmassa kirjoituksessamme pilkoimme tulostuksen kokonaiskustannuksia pienempiin osiin. Kerroimme, että suorien kustannusten osuus tulostuksen kokonaiskustannuksista on noin puolet. Näistä kiinteiden laitteiden osuus on noin 5 %. Loppuosa muodostuu käytön kustannuksista, joihin sisältyvät mm. väritulostamisen ja -kasettien kustannukset. On todennäköistä, että väritulostus vie aimo osan tulostamisen kokonaisbudjetista. Näin ei kuitenkaan [...]
- OIF Remote™ – Etähallintapalvelu
9.5.2011Monitoimilaite vilkuttaa värikasetin loppumista juuri ennen tärkeän asiakastapaamisen alkua. Kuulostaako tutulta? Toimistoympäristöissä kohdataan joka päivä ongelmia, jotka olisivat helposti vältettävissä. Jopa 50 % help desk –puheluista koskee tavalla tai toisella tulostamista. Jos apua ei saada välittömästi, kuluu arvokasta työaikaa hukkaan. OIF Remote™ on etähallintapalvelu, jonka ansiosta yrityksen kaikkien tulostinlaitteiden hallinta tapahtuu yhdestä paikasta. Kun tulostustusympäristöä [...]
- OIF EasyCare™ – Kokonaisvaltainen ylläpitopalvelu
2.5.2011Aikaisemmissa kirjoituksissa on esitelty useita asiakirjaympäristön arkea helpottavia palveluita. Olemme kertoneet mm. säännöllisestä huoltopalvelusta, säännöllisestä palvelukäynnistä sekä skannaus- ja arkistointipalvelusta. Haluamme kuitenkin esitellä vielä ainakin yhden palvelupaketin, joka on OIF EasyCare –ylläpitopalvelu. OIF EasyCare™ on kattava palvelupaketti, joka sisältää huolto-, toimitus- ja koulutuspalvelut sekä joukon toimintaa tehostavia ohjelmistoja ja kaikki tarvittavat tulostustarvikkeet. Kaikki nämä toimitetaan [...]
- Parempaa kokonaiskustannusten hallintaa
31.3.2011Kopio- ja painopalvelut samoin kuin niihin liittyvät laitehankinnat koetaan yleisesti kalliina. Kun pilkotaan kustannuksia osiin, voidaan tarkemmin nähdä, mistä osasista paletti oikeasti muodostuu. Aloitamme suorista kustannuksista. Suorien kustannusten osuus kokonaiskustannuksista on noin puolet (50 %). Näistä kiinteän laitteiston kustannukset muodostavat vain 5 %. Usein juuri kiinteän laitteiston osuus mielletään paljon todellista korkeammaksi, ja jopa tulostuksen [...]
- OIF DocumentProduction™ – Painatuspalvelu
17.3.2011Edeltävissä kirjoituksissa on käsitelty useammasta näkökulmasta toimiston ympäristönäkökohtien huomioimiseen liittyviä seikkoja. Parempi tietoisuus asettaa vaatimuksia joka alalle. Tänään siirrymme käsittelemään asiakirjapainatuksia, joissa niin ikään on siirrytty yhä ympäristö- ja käyttäjäystävällisempien materiaalien ja tekniikoiden käyttöön. Merkittävä muutos on ollut alan teknistyminen. Tekniikan kehittymisen myötä painatuspalvelut ovat siirtyneet yhä enemmän tietokoneen ruudun takana tehtäviksi. Samalla ammattitaidolle ja [...]
- ECOPAKETTI – Ympäristöasioiden hallintaa pienyrityksille
1.3.2011Ympäristöongelmien moninaistuessa ja yleisen tietoisuuden lisääntyessä ei menestyvän yrityksen ole enää mahdollista jättäytyä ympäristönäkökohtien ulkopuolelle ja olla niistä piittaamatta. Päin vastoin, ympäristö- ja yhteiskuntavastuullisuudesta on muodostunut merkittävä kilpailutekijä. Ympäristönäkökohtien huomioimista vaaditaan palvelun jokaisessa vaiheessa, toimialasta, yrityksen koosta tai muista tekijöistä riippumatta. Ympäristöasioiden selvityksellä on saavutettavissa seuraavia yleisiä etuja: • Säästöt ja toiminnan muuttuminen ekotehokkaammaksi, • [...]
- OIF Green™ – Tie vihreämpään toimistoon
25.1.2011Tämän viikon kirjoituksessa kerromme palvelustamme, jonka tarkoitus on tuoda yritysten tietoisuuteen, miten ympäristönäkökohdat voidaan huomioida toimistoympäristössä paremmin sekä auttaa yrityksiä omien ympäristötavoitteidensa saavuttamisessa. ”Sinun, yrityksesi, työntekijöidesi, asiakkaidesi, paikallisen ja globaalin ympäristön sekä tulevien sukupolvien pitäisi kaikkien hyötyä tänään tekemistäsi päätöksistä…” Toimiston suurimmat eko-ongelmat liittyvät usein teknisten laitteiden valintoihin ja käyttöön, kierrätykseen sekä paperinkulutukseen. Usein pienetkin [...]
- OIF Scan™ – Skannaus- ja arkistointipalvelu
17.1.2011Useammassa edeltävissä kirjoituksissa on käsitelty asiakirjojen kokonaishallintaan liittyviä ratkaisuja ja haasteita. Kokonaishallinnalla on saavutettavissa ennen kaikkea tuottavuuden kasvua sekä kustannussäästöjä. Yksi kokonaishallintaan liittyvä palvelu on skannaus- ja arkistointipalvelu, OIF Scan™. Jo perustasolla se voi parantaa liiketoimintaan liittyvän tiedon tallennusta, hallintaa ja käyttöä. Edistyneemmillä tasoilla se voi luoda todellisia muutoksia liiketoimintaprosesseissa ja koko yrityksen toiminnassa. OIF [...]
- OIF CheckUp Toimisto™ – Säännöllinen palvelukäynti
10.1.2011Kun säännöllinen huoltopalvelu keskittyy laitteiden vikaantumisen ennalta ehkäisyyn ja varmistaa niiden parhaan käyttökunnon, tuo OIF CheckUp Toimisto™ toimistopalvelut lähemmäksi yrityksen omaa henkilöstöä. Säännöllisen palvelukäynnin ytimenä on jatkuva toimistoapu. Palveluhenkilö huolehtii laitteiden väriaineiden ja muiden tarvikkeiden lisäämisestä sekä tarvittaessa myös tarvikkeiden ja papereiden lisätilauksista ja toimituksesta. Myös muut toimistotyöt kuten esimerkiksi kopiointi, postitus tai skannaus voidaan [...]
- OIF CheckUp™ – Säännöllinen huoltopalvelu
3.1.2011Viime kerralla kirjoitimme tulostamisen ja tulostinlaitteiden aiheuttamista harmaista hiuksista työympäristössä. Turhautuneesta kamppailusta laitteiden ongelmien kanssa on muodostunut jo toimistotyöntekijän stereotypia. Monelta päänvaivalta säästyttäisiin, jos laitteet olisivat aina parhaassa mahdollisessa käyttökunnossa. Tässä auttaa säännöllinen huoltopalvelu – OIF CheckUp™. Kun palvelun ytimessä ovat jatkuva seuranta ja huolenpito, pystytään ennakoimaan laitteiden tulevia huoltotarpeita, mikä vähentää niiden vikaantumista. Samoin [...]
